各部门：

为进一步规范我局公文收发管理工作，提高工作效率和工作质量，结合本局实际情况，现对《海宁市综合行政执法局公文收发管理制度》进行修订并正式施行，请遵照执行。原《公文收发管理制度（试行）》（海城执办〔2008〕9号）自即日起废止。

海宁市综合行政执法局

2018年2月12日

海宁市综合行政执法局公文收发管理制度

为规范我局公文收发工作，加快公文流转速度，提高办理质量，制订本制度。

一、收文

收文实行电子化流转和纸质文件流转两种方式。

（一）签收

各类文件需在收文当日由办公室统一签收处理。

1.电子文件：包含普通件、涉密件。普通件通过各级办公系统、各类工作群以及其他途径签收。涉密件通过市商密系统签收。

2.纸质文件：包含普通件、涉密件、邮寄件。其中涉密件由办公室人员负责领取；邮寄件应及时拆封，拆封时应仔细检查来件信封，防止漏拆和信封内留有余件，对上级函件和没有落款的来件，应保留原信封，附于来件之后备查。对署名领导亲收的信件，交由领导本人拆封。

（二）分文

1.各级公文、材料由办公室统一处理；

2.信访件转入信访流程；

3.其他如广告等与本局工作无关的杂件，一般不予受理，统一销毁。

（三）登录

1.核点

办公室对收到文件应及时清点件数，检查文件是否完整。对于缺章、缺页、缺附件等情况，应及时与来文单位或移交部门联系，补齐后再行登记。

2.登记

（1）普通文件：电子文件和纸质文件（扫描成PDF格式）在海宁市综合行政执法局协同办公系统进行收文登记，应做到完整准确，并明确收文类型，对需反馈的文件注明办理期限。

（2）涉密件：在市委保密办下发的《海宁市涉密文件（资料）收文登记本》上进行统一登记。

（四）流转

1.阅知件。由办公室主任提出传阅范围，交收发人员登记分送。

2.阅办件。

（1）办公室主任提出拟办意见，同时发相关部门提前阅知；

（2）局领导阅示（涉及多部门时需明确牵头部门）；

（3）承办部门办理；

（4）未在规定期限内完成的工作，由收发人员负责催办。

二、发文

发文实行电子化审批流程，急件可先使用纸质稿签批。

（一）拟稿

1.凡拟以局名义正式发出的公文，涉及全局性行政工作的由局办公室拟文稿、涉及业务条线的由业务科室或相关部门拟稿。

2.拟稿人应按照《党政机关公文处理工作条例》、《党政机关公文格式》等有关规定，根据文稿内容和行文关系，准确使用公告、通告、通知、请示、报告、函等公文种类，公文格式应符合规范。

主送、抄送单位应根据公文内容所涉及的范围来确定，防止范围过宽或遗漏。

3.规范性文件需根据《关于推行行政规范性文件“三统一”制度的通知》（海综执办〔2017〕3号）要求执行。

（二）核稿

拟稿完成后发送至部门负责人核稿，再由办公室核稿，其中执法业务类函件需经法制科核稿。

主要从三个方面审核文稿：一是在观点内容上是否符合国家的法律法规，党和国家、市委市政府及上级部门的有关政策规定；是否准确反映了局领导的意图等。二是在体例上是否符合行文规范和公文格式，文种的使用是否准确等。三是对文字进行润色、修改，使其达到文字简练、条理清楚、表述贴切、合乎逻辑，名称、术语、引文、数据准确无误，遣词造句、标点符合规范。

（三）签发

核稿完成后发送至局领导签发。

1.以局名义向市委市政府及上级业务主管部门制发的重要请示、报告，以及有关方针、政策等重大问题的上行公文，按局领导分管业务范围，先由分管局领导审阅（内容涉及其他局领导分管业务范围的，需由其他局领导会审），再由局长签发。

2.以党（团）组织名义制定的各类文件由党（团）组织书记签发。

3.以局名义制发的平行文、下行文，按局领导分管业务范围，由分管局领导直接签发（内容涉及其他局领导分管业务范围的，需由其他局领导会签）。涉及面广的，应由局长签发。

4.局与不相隶属的平行机关联合发文时，应送有关发文单位的领导会签。

5.文稿一经领导签发即为定稿，一般不得改动。特殊情况需改动时，需经签发人批准后方可改动。

（四）编号

领导签发后，由办公室根据发文机关和公文文种，确定机关发文代字类型，然后编写该文的年号和发文顺序号。各类会议纪要，一般按年份和期数顺序编号。

（五）复印、装订

文件打印完毕后，按公文处理格式的装订要求进行装订。装订时检查誉印版面是否清晰，页码顺序是否正确，有无漏页、重页现象。

（六）盖印

办公室主任收到印好的公文后，应检查源起公文、送审稿、签发稿和附件是否完整，签发程序是否完备，发文字号是否准确等，确认无误后方可盖印。除普发性文件在印刷时套印印章外，其他文件按印章管理的有关规定到办公室加盖印章。加盖印章的份数一般为该公文的主抄送单位数和办公室存档数之和。

（七）分发

发往局各部门的文件通过局系统办公系统内电子邮箱发送；发往市委市政府及其他单位的文件通过海宁市协同办公系统发送；发往省住建厅的文件通过浙江省建设系统公文交换管理平台发送；需邮寄的公文根据密级和重要程度，由承办科室提出要求，办公室通过挂号邮寄或机要局发。科室转发或下发企业的文件由承办部门寄送。

三、归档

已办结的公文由办公室统一归档，其中收文归档内容依次为公文处理单、公文；发文归档内容依次为正文、拟稿纸、公文。各类文件每年应按档案管理的相关规定进行一次整理、装订、立卷。