市级机关各部门、市属各事业单位：

为进一步加强政府采购管理工作，我们制订了《海宁市政府采购文件备案管理暂行办法》，现印发给你们，请遵照执行。执行中有何问题，请及时与我们联系。

                                    海宁市财政局

                               2013年11月7日

海宁市政府采购文件备案管理暂行办法

第一条   为建立和完善政府采购监督管理机制，进一步规范政府采购行为，根据《中华人民共和国政府采购法》、《浙江省政府采购文件备案管理暂行办法》（浙财办字〔2005〕42号）及《嘉兴市政府采购文件备案管理暂行办法》（嘉财采监〔2013〕374号）等有关规定，结合本市实际，制定本办法。

     第二条   本办法所称的政府采购文件备案，是指国家机关、事业单位和团体组织（以下简称“采购单位”）或其委托的采购代理机构等按有关规定实施政府采购活动时，在相应政府采购行为发生前后，将与政府采购项目有关的文件材料（以下简称“采购文件”），以书面或电子文档形式专题向财政部门报告并登记的行为。 

第三条 市级采购单位的采购文件备案工作由市财政局负责并管理。

第四条 下列采购文件应当报市财政局备案：

        （一）招标（或谈判等）文件；

        （二）评标（或谈判等）报告；

        （三）政府采购合同；

        （四）市财政局要求的其他文件。

第五条   采购文件的具体备案申请单位根据政府采购项目的执行模式和便捷高效的原则确定。

        政府集中采购项目，应由政府集中采购机构向市财政局办理备案手续。

        部门集中采购项目，应由实施集中采购的主管部门或受托的政府采购代理机构统一向市财政局办理备案手续。

        分散采购项目应由采购单位直接向市财政局申请备案手续，采取委托代理采购的，可由受托的政府采购代理机构向市财政局办理备案手续。

        第六条   采购单位委托政府集中采购机构或社会中介代理机构办理备案申请手续的，双方应当在《委托代理采购协议》中明确采购文件备案的委托事项，有关采购文件在申请备案前应按规定报经采购单位确认。 

        第七条  资金来源涉及上级和市财政共同出资的政府采购项目，原则上按采购单位的预算隶属关系确定备案部门；经上级财政部门批准并委托政府采购代理机构、上级主管部门组织采购的，应当由受托的政府采购代理机构、上级主管部门报批准的财政部门备案，同时采购单位应当将本单位的采购结果抄送同级财政部门备案。 

       第八条  申请备案单位应当在以下时间内，及时向市财政局办理备案手续：

    （一）招标（或谈判等）文件，自采购公告或文件发出之日3个工作日前办理；

    （二）评标（或谈判等）报告，自中标（或成交）公告之日起3个工作日内办理；

    （三）政府采购合同，自合同签订之日起7个工作日内办理。

        第九条  除第八条以外的其他文件的备案时间，由市财政局按方便和及时的原则确定。申请备案单位因特殊情况需延期备案的，经市财政局同意可适当延期办理，或在采购活动结束后，与政府采购合同备案时一并办理。 

        第十条  采购文件备案实行电子备案和纸质备案相结合的管理办法。

        第十一条 采购文件备案程序。

       （一） 通过“政府采购管理系统”进行采购文件电子文档备案程序。

1．申请备案单位工作人员在“政府采购管理系统”的“采购备案管理”栏目中点击相关内容并填写“采购备案申请”，按提示步骤将有关应当备案的采购文件电子文档引入系统并按规定提交给市财政局；

2．市财政局在收到申请备案单位提交的电子申报备案材料后，经审核认为其申报备案材料齐全的，同意备案；经审核认为其备案申请不符合规定的，予以退回，并重新办理备案；

     3．市财政局经审核并予以受理的，在5个工作日内办结有关备案登记手续，审查通过后，市财政局在“政府采购管理系统”中确认。

        （二）纸质备案程序：申请备案单位应同时将采购文件纸质版报送市财政局。市财政局定期从“政府采购管理系统”中打印相应项目的《政府采购文件备案总表》后存档。

    第十二条 市财政局应当重点对采购文件的形式和内容进行合法性、合理性和规范性审查，包括：

       （一）招标（或谈判等）文件格式要件构成，以及有关供应商资格条件、项目内容、采购时间、程序、评审方法及评标（成交）标准是否合法、合规等；

       （二）评标（或谈判等）报告格式要件构成，以及内容是否符合规定，采购信息是否在省级以上政府采购指定媒体公告，供应商数量、评委会构成及人数是否合法、合规等；

       （三）政府采购合同的签约供应商、标的、数量、价款等内容是否合法、合规，并与中标（成交）结果相符等；

       （四）委托采购的，有关采购文件和结果是否经采购单位确认；

       （五）市财政局认为应当审查的其他内容。 

        第十三条  市财政局审查发现采购文件有违反法律、法规和其他有关政府采购管理规定的，在3个工作日内告知申请备案单位，由申请备案单位自行改正后重新备案，否则不予备案登记。 

        第十四条  采购文件备案登记后，申请备案单位需对备案登记文件进行变更调整的，应当自变更调整之日起7个工作日内向原备案机关重新办理备案登记手续。 

        第十五条  市财政局、国库支付中心或采购单位财务部门应当凭备案登记的政府采购合同，办理采购资金的支付和报销手续。备案登记的采购文件，是财政部门处理供应商投诉和办理采购资金拨付的法定凭证和主要依据之一。 

        第十六条  采购文件的法律责任由采购单位或其委托的采购代理机构和其他相关当事人承担，不因市财政局的备案登记而转移。 

        第十七条  采购单位或其委托的采购代理机构等未按规定将采购文件报市财政局备案登记的，市财政局应当按照法律、法规和其他有关政府采购管理的规定给予处理；供应商可以按规定提起质疑、投诉，有关单位和财政部门应当依法予以受理、查处。 

        第十八条  市财政局和申请备案单位应当加强采购文件的备案工作，并确定专人负责管理，建立健全备案文件的使用和档案管理制度。

     第十九条  本办法由市财政局负责解释。

     第二十条  本办法自2014年1月1日起实施。